I en värld där tiden är en värdefull resurs, står ledningsgrupper inför utmaningen att maximera sin effektivitet, särskilt när det kommer till möten och samverkansformer kollegialt.
Ironiskt nog tenderar erfarna ledare, som redan arbetar under högt tryck, att slösa bort värdefull tid på möten. Ledningsmöten som ofta inte fokuserar på de mest betydande frågorna. Möten som drr ut på tiden. Möten som dränerar snarare än ger energi. Man fastnar i detaljfrågor eller frågor som bara rör delar av organisationen. Olika agendor leder till konstiga diskussioner. Ibland kan man tro att de inte är på samma möte!!!
Nedan belyser jag kort tre centrala problemområden som kan dra ned ledningsgruppens i dysfunktionella arbetssätt. Områden som behöver hanteras om man vill skapa värdeskapande ledningsteam.
1. Balansera individuella och kollektiva intressen
Konflikter mellan vad som är bäst för enskilda avdelningar jämfört med hela organisationen kan hindra ledningsgruppen från att ta itu med kritiska frågor. Rädslan för att orsaka interna konflikter kan leda till att viktiga områden undviks, vilket kan underminera ledningsgruppens trovärdighet och förmåga att fatta beslut kring för verksamheten kritiska områden. Man samtalar inte om det som borde vara de viktigaste områdena för ledningen att ta tag i. Lösningen ligger i att utveckla färdigheter för att hantera och bevara spänningar utan att konflikterna blir personliga. En ledning behöver ta tag i och engagera sig i de frågor som är avgörande för organisations framtida relevans.
För att klara detta behövs en grundläggande tillit mellan individer i gruppen. Med den som bas kan man bättre hantera olikheter i uppfattningar och låta konflikterna bli hälsosamma.
Generellt menar jag att det är för lite konflikter som kommer upp till ytan i de ledningsgrupper jag arbetar tillsammans med. Att hjälpa ledningsgrupper att inse den positiva sidan av konflikter och meningsmotsättningar kan lägga grunden för ett mer effektivt arbetsätt. Hälsosamma konflikter är utvecklande för gruppen och därmed för företaget.
Jim Collins skriver i sin bok Good to Great, “phrases like ‘loud debate’, ‘heated discussions’ and ‘healthy conflict’ peppered the articles and transcripts from all GTG companies.”
En tydlighet kring roll och spelregler som klargör önskvärda beteenden samt ömsesidiga förväntningar man kan ha på varandra är viktiga faktorer i att utveckla gruppens effektivitet. En ledning som finner en balans mellan individernas förmågor och unika viljor med vad som faktiskt är bäst för helheten har förutsättningar att skapa framgång över tid. Därmed kan man undvika att fastna i sina stuprör utan istället lägga fokus och energi på vad som är värdeskapande för helhet.
2. Hantera olika kulturer och personligheter inom teamet
Kulturella skillnader och normer från olika delar av organisationens verksamheter kan skapa utmaningar mellan individer i en ledningskontext. En viktig aspekt är hur gruppen hanterar konflikter mellan enskilda ansvarsområden och företagets gemensamma mål och utmaningar. För att hantera detta behöver ledningsgruppen erkänna och adressera dessa skillnader, och skapa en gemensam grund där både individuella och kollektiva intressen kan samexistera. För att klara det behövs en kultur av öppenhet och transparens. De enskilda individerna behöver uppleva att de får utrymme att yttra sina uppfattningar och känna sig lyssnade till.
Vi har ju alla erfarenhet av olika personligheter i en grupp. Några är mer extroverta, pratar ofta mycket och ivrigt och upplevs ta plats. Medan andra, som är mer introverta, mest lyssnar och begrundar vad som pågår i gruppen. Några kan vara individualister medan andra är tydliga lagspelare. Andra vill ha mer kontroll, medan en del klarar att jobba under större osäkerhet.
I många internationella team har vi dessutom deltagare från olika länder och världsdelar. Vi har olika förmågor att uttrycka oss vad man menar och förstå egentlig innebörd av vad som sägs.
Att kunna skapa en miljö där samtliga individer kan komma till sin rätt är en viktig uppgift för ledningsgruppen. Inte bara för den som leder gruppen, utan ett gemensamt ansvar för samtliga medlemmar. En förmåga att ”zooma ut” och känna och se vad som händer i gruppen vid olika tillfällen och agera därefter är en bra förmåga som lagmedlem. Det är viktigt att skapa en miljö och arbetssätt där allas förmågor och erfarenheter kan tas tillvara. I ett ledningsgteam behöver laget vara viktigare än jaget.
3. Bygg en kultur av gemensamt ansvar och engagemang
Slutligen är det avgörande att komma ihåg att även om ledningsgruppens medlemmar ofta är seniora och har omfattande erfarenhet, kan det ibland vara en hämmande faktor.
Erfarenhet av vad som fungerat och skapat framgång genom åren gör det lätt att vilja följa sin egen uppförandekod. Man vet ju hur man vill ha det och vad som fungerar.
Många har skaffat sig beteenden och föreställningar kring vad som fungerar under åren de presterat och klättrat i hierarkierna. Beteenden som säkert var ändamålsenliga då, men som inte bidrar till en ledningsgrupps effektivitet idag. Detta leder ofta till ineffektivitet i ledningsgruppens arbete om man inte tar tag i det. Speciellt om det inte får några konsekvenser. En feedback-kultur där man ser det naturligt att återkoppla till varandra och hjälpa varandra att förstärka beteenden som kan öka det gemensamma ansvarstagandet.
”What got you here, won’t get you there” (Marshall Goldsmith)
Att skapa formella spelregler och hålla varandra ömsesidigt ansvariga är nyckeln till att bygga en stark och effektiv ledningsgrupp som kan navigera i dagens osäkra affärslandskap. Ledningsgruppen är en rollmodell vars beteende präglar kulturen i hela organisationen. Här har VD en mycket viktig roll som ledare där konsekvens av ej önskade beteenden behöver bli tydlig. I en mogen ledningsgrupp får VD support av samtliga team-medlemmar i detta arbete.
En ledningsgrupp med ett tydligt syfte där individerna känner verkligt ansvar och engagemeng för hela organisationens framgång blir nyckeln till att skapa momentum och en positiv kultur i hela företaget.
Till sist …
För ledare och medlemmar i ledningsgrupper är det alltså kritiskt att aktivt arbeta för att identifiera och adressera ovanstående tre områden. Genom att göra så kan ledningsgruppen inte bara förbättra effektiviteten i sina möten utan också stärka sitt övergripande ledarskap och bidrag till organisationens uthålliga framgång.
Ta inte för givet att ledningsgruppens medlemmar vet syftet med ledningsgruppen och hur man skall agera. Prata öppet om vad ni skall ha gruppen till, hur ni skall arbeta tillsammans och fatta beslut. Klara ut vlka utmaningar ni behöver lösa genom att verkligen arbeta tilsammans som ett team. Tydliggör spelregler och förhållningssätt till er omgivning och emellan er i teamet. Förbered, strukturera och led mötena på ett aktivt och mer medvetet sätt.
Då har ni lagt grunden till effektivt ledningsarbete.
Det är kul med ledningsgrupp som ger energi och ständig utveckling. Men det kommer inte av sig själv.
Det var allt för denna gång!
Mikael